Huishoudelijk reglement

Bestuur

Art. 1

1. De voorzitter heeft, naast de leiding van de algemene ledenvergadering ook de leiding van de bestuursvergaderingen: bij ontstentenis van de voorzitter wordt de leiding waargenomen door de vice-voorzitter en bij diens ontstentenis de langstzittende aanwezige bestuurder.
2. De secretaris is belast met het voeren van de correspondentie, het redigeren en verzenden van de convocaties voor de vergaderingen, het maken van notulen van bestuursvergaderingen en ledenvergaderingen, het maken van het jaarverslag en het bewaren van het archief.
3. De penningmeester is belast met het beheer van de gelden van de vereniging waaronder het opstellen van het jaarlijkse financieel overzicht en de begroting. De gelden van de vereniging mogen niet anders worden bewaard en belegd dan in de risicomijdende sfeer bij een bank.
4. Een bestuurslid is belast met het (doen) bijhouden van de ledenlijst, het produceren van de nieuwsbrief en het verzorgen van de inhoud van de website.
5. De overige leden van het bestuur hebben specifieke taken, waarover de leden van de vereniging worden geïnformeerd.
6. Een bestuurslid ontvangt voor zijn werkzaamheden geen vergoeding uit de kas van de vereniging.

Commissies

Art. 2

1. Het bestuur kan commissies vormen voor diverse activiteiten van de vereniging.
2. De leden van de commissies worden door het bestuur benoemd.
3. Het bestuur vormt in ieder geval een commissie die de redactie van de nieuwsbrief op zich neemt. Ten minste één bestuurslid maakt deel uit van die redactiecommissie.
4. Commissieleden hebben op de hen regarderende terreinen bevoegdheden die door het bestuur worden aangegeven.
5. Een commissielid heeft gedurende drie jaar zitting in de commissie. De termijn kan eenmaal met drie jaar worden verlengd.
6. Het bestuur kan een nadere omschrijving van de taken en bevoegdheden van een commissie schriftelijk vastleggen.
7. De commissies doen uitgaven voor een tevoren door het bestuur vastgesteld doel en binnen een door het bestuur vastgesteld budget.
8. Bij meningsverschillen tussen leden van de vereniging en commissieleden kunnen beiden in beroep gaan bij het bestuur.
9. De commissies kunnen zelf hun taakverdeling en werkwijze regelen. Het bestuur behoudt evenwel de eindverantwoordelijkheid van de handelingen van de commissies die zij in naam van de vereniging verrichten.
10. Voor elke commissie is ten minste één bestuurslid beschikbaar als aanspreekpunt voor het bestuur.
11. Jaarlijks rapporteren de commissies over de activiteiten in een kalenderjaar uiterlijk per ultimo van de maand januari van het daaropvolgende kalenderjaar aan de secretaris, één en ander mede ten behoeve van het jaarverslag van de vereniging.

Kandidaatstelling bestuursleden

Art. 3

1. Het bestuur draagt kandidaten voor nieuwe bestuursleden voor aan de algemene ledenvergadering. Tegenkandidaten kunnen door ten minste vijf leden gezamenlijk uiterlijk vier dagen voor de datum van de algemene ledenvergadering schriftelijk worden voorgedragen bij de voorzitter.
2. Noch een kandidaatsstelling door het bestuur, noch die door de leden is geldig indien niet voor de benoeming is gebleken dat de kandidaten de benoeming zullen aanvaarden.
3. Aftredende bestuursleden dragen hun portefeuille in goede orde aan hun opvolger over.

Bestuursvergaderingen

Art. 4

1. Het bestuur vergadert zo dikwijls als het bestuur dat nodig acht. Een bestuurslid kan de voorzitter met opgaaf van redenen verzoeken een vergadering uit te schrijven.
2. Bestuursvergaderingen worden uitgeschreven op een termijn van tenminste acht dagen. Indien een bestuurslid verzoekt om een vergadering te houden, dan wordt de convocatie daarvoor, met in acht neming van de laatstgenoemde termijn, verzonden binnen zeven dagen nadat het verzoek aan de voorzitter is gedaan.
3. In de bestuursvergadering heeft elk lid één stem. De bestuursbesluiten worden genomen met gewone meerderheid van stemmen.

Algemene ledenvergadering

Art. 5

1. Voor het houden van een algemene ledenvergadering als bedoeld in art. 10 tot en met 14 van de statuten is de aanwezigheid van ten minste twintig leden vereist, uitgezonderd de bestuursleden.
2. Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is, wordt een tweede ledenvergadering bijeen geroepen, zo mogelijk te houden binnen zes weken na de eerste, in welke vergadering besluiten kunnen worden genomen ongeacht het aantal leden.
3. Op de algemene ledenvergadering worden in elk geval de volgende punten behandeld: jaarverslag van de secretaris; verslag van de kascommissie; financieel overzicht van het afgelopen jaar; begroting voor het komende jaar; benoeming van de kascommissie voor het komende jaar; bestuurssamenstelling in het komende jaar en de rondvraag.
4. De leden kunnen ten minste tien dagen voor de datum van de algemene ledenvergadering schriftelijk voorstellen voor agendapunten indienen. Een voorstel moet zijn ondertekend door ten minste twee leden. De voorgestelde agendapunten worden dan aan de agenda toegevoegd. Desgewenst wordt aan de leden voor het begin van de vergadering een kopie van de voorstellen ter beschikking gesteld

Art. 6

  1. Over zaken wordt gestemd bij handopsteken; over personen wordt schriftelijk gestemd, tenzij de vergadering stemt bij acclamatie. Het bestuur heeft ook stemrecht. Bij stemming bij handopsteken brengt de voorzitter als laatste zijn stem uit.
    2. Bij staken van stemmen over zaken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Over personen beslist in dat geval het lot.
    3. Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht.
    4. Bij stemming over personen wordt per vacature gestemd. tegenvoorstellen dan wel geen tegenkandidaten zijn. Bovendien is vereist dat niemand zich verzet tegen stemming bij acclamatie.
    5. Over onderwerpen die niet op de agenda zijn geplaatst kunnen geen besluiten worden genomen, tenzij de vergadering een voorstel met betrekking tot dat onderwerp tot urgentievoorstel verklaart.

Kascommissie

Art. 7

De leden van de kascommissie als bedoeld in art. 13 lid 2 van de statuten hebben maximaal twee jaren achtereen zitting, met dien verstande dat dezelfde personen gezamenlijk slechts éénmaal mogen controleren. Dezelfde persoon is niet opnieuw benoembaar dan na verloop van vijf jaar nadat hij voor het laatst controle heeft uitgeoefend.

Slotbepalingen

Art. 8

In alle zaken waarin de statuten der vereniging en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur.

Art. 9

Dit huishoudelijk reglement is gebaseerd op art. 17 van de statuten der vereniging en vervangt elk eerder vastgesteld reglement.

Voorschoten 29 maart 2006.

Statuten

De statuten staan in → de pdf Statuten OGLV (2 mb)